A maior parte das diligências na prestação de contas não vem de má-fé, mas de detalhes que passaram despercebidos durante a correria da execução. Conhecer os erros mais frequentes é o primeiro passo para não repeti-los.
1. Nota fiscal com dados inconsistentes
Descrição genérica, data fora do período de execução ou dados do tomador incorretos. Como evitar: confira a nota assim que ela chegar e peça correção ao fornecedor imediatamente.
2. CNAE incompatível com o serviço
O fornecedor emite nota por um serviço que não corresponde à sua atividade registrada. Como evitar: verifique o cartão CNPJ antes de contratar.
3. Pagamento acima do saldo da rubrica
A soma dos gastos ultrapassa o valor aprovado para aquela rubrica. Como evitar: acompanhe o saldo por rubrica a cada pagamento, não só no fim.
4. Pagamento sem comprovante
O dinheiro saiu da conta, mas falta o documento que justifica a despesa. Como evitar: concilie o extrato com frequência e trate qualquer lançamento órfão na mesma semana.
5. Movimentação fora da conta do projeto
Pagamentos feitos por outra conta, em espécie ou misturados com despesas da instituição. Como evitar: todos os pagamentos do projeto devem sair da conta bancária específica do projeto.
6. Divulgação fora das regras
Peças sem as marcas e créditos obrigatórios, ou com aplicação incorreta. Como evitar: crie um fluxo de aprovação de peças e arquive a versão final de cada uma, junto com o registro de veiculação.
7. Evidências que não comprovam a meta
Fotos sem identificação de data e local, listas de presença incompletas, registros que não se ligam a nenhuma meta. Como evitar: associe cada evidência à meta e à ação correspondente no momento em que ela é gerada.
Quase todos esses erros têm a mesma causa: a conferência acontece tarde demais.
O que muda quando a conferência é contínua
Com validações acontecendo a cada documento, o erro aparece enquanto ainda é fácil corrigi-lo, e não anos depois, em uma diligência. É essa a lógica que a Prestaí aplica: conferir, conciliar e alertar durante a execução.
