Além de demonstrar que o dinheiro foi bem aplicado, o proponente precisa comprovar que o projeto entregou o que prometeu: as metas, as ações de acessibilidade, a democratização do acesso e a divulgação com os créditos devidos.
O que normalmente precisa ser evidenciado
- Realização das ações: registros em foto e vídeo, programações, borderôs e listas de presença.
- Acessibilidade: registros de intérprete de Libras, audiodescrição, legendagem, adequações de espaço e materiais acessíveis.
- Democratização do acesso: sessões gratuitas, ingressos a preços populares, ações em escolas ou comunidades.
- Contrapartidas sociais: termos com organizações parceiras e registros das atividades realizadas.
- Divulgação: peças finais com aplicação correta das marcas, clipping e registros de veiculação.
Boas práticas de registro
- Defina um responsável por evidência em cada ação, não deixe para “quem estiver lá”.
- Identifique os arquivos com data, local e ação. “IMG_4421.jpg” não comprova nada sozinho.
- Vincule à meta: cada registro deve estar ligado à meta que ele comprova.
- Guarde as versões finais das peças gráficas e audiovisuais, não só os rascunhos.
- Colete no dia: listas de presença e fotos são muito mais difíceis de recuperar depois.
Uma foto bem identificada no dia do evento vale mais do que dez arquivos sem contexto encontrados meses depois.
Divulgação: atenção redobrada
As regras de aplicação de marcas e créditos são frequentemente fonte de pendências. Antes de publicar qualquer peça, confira se ela segue o manual vigente e guarde a aprovação. No caso de mídias digitais, registre a publicação com data e link.
Tudo em um só lugar
Quando as evidências ficam espalhadas entre celulares, drives pessoais e e-mails, a montagem do relatório de cumprimento do objeto vira uma maratona. Centralizar e organizar por meta desde o início transforma essa etapa em um trabalho de revisão, e não de busca.
